Les bonnes pratiques de la webconférence (de la discussion au salon virtuel)

Il y a toujours une bonne raison de mettre en place dans son activité un outil de web-conférence pour faciliter les rencontres, les discussions, les réunions professionnels ou les présentations commerciales. Les grèves, les événements climatiques ou des pandémies sont des causes objectives de problèmes de déplacements. Mais on aurait tort de négliger les emplois du temps chargés ou tout simplement les problèmes de coût de déplacement, ce sont des réalités tout aussi contraignantes.

Je vous propose donc de faire un tour rapide des solutions de « présence à distance » qu’il est possible de mettre en place aujourd’hui. Leur nombre est particulièrement vaste, il est donc peu probable que je sois exhaustif mais je mettrai cet article à jour au besoin (n’hésitez pas à me poser des questions).

Je ne traite pas vraiment des outils et des services orientés vers la collaboration même s’il y a des ponts entre les usage et que vous allez trouvez dans la suite des nom connus. Par contre, j’ai ajouté en fin d’article une liste de ressources utiles si vous recherchez ce type de solution.

Du besoin à l’application

Comme dans tous les choix d’outils, le point de départ est votre besoin. Que voulez-vous faire à distance ? Avez-vous besoin de transmettre des images, du son, des actions ? La rencontre est-elle collaborative ou êtes-vous en position de conférencier ? Avez-vous besoin d’un enregistrement pour plus tard ? Vos interlocuteurs et interlocutrices sont-ils habitués à ce genre de technologies ?

Je vous invite à prendre le temps de bien définir vos besoins et de les prioriser : ce qui est indispensable tout de suite vs. ce qui pourra (devra?) être disponible dans un second temps. N’oubliez pas également de prévoir le budget nécessaire !

Applications et logiciels

Les outils de webconférence

Un exemple de discussion avec Skype

Il y a une multitude d’outils disponibles aujourd’hui sur le marché pour mettre en place des webconférence. Ils se ressemblent beaucoup et il serait vain de vouloir les citer tous (voici une liste de 20 outils). Ce sont les besoins que vous avez définis dans l’étape précédente qui vous aidera à choisir, par élimination … En général, toutes ces solutions proposent des comptes gratuits ou des périodes de tests. Utilisez-les ! En effet, une grande partie du succès de la webconférence tient à l’ergonomie et le test et le plus sûr moyen de choisir ! Le coût de ces services oscille entre 15 et 35€ par mois et par salle de réunion virtuelles.

Notez toutefois une caractéristique particulière qui pourrait faire la différence : l’outil doit-il obligatoirement faire une installation sur l’ordinateur pour fonctionner ? Si vous voulez utiliser votre système avec des personnes extérieures à votre entreprise, privilégiez les systèmes sans installation pour faciliter les choses ! Vous ne savez jamais si vos interlocuteurs sont autorisé à installer des logiciels sur leur ordinateurs ou s’ils en ont les compétences.

Personnellement, après avoir testé pas mal de solutions j’ai choisi un abonnement chez zoom.us qui, pour un coût assez modeste, me donne pas mal de fonctionnalités et reste très simple à utiliser.

Il existe également des solutions plus « lourdes » comme les appareils de visioconférence de Polycom ou de Lifesize. Plutôt adaptés à la création de salles de visioconférence, ces matériels sont d’un coût important (compté au minimum 10000€ pour une salle) mais apporte un confort d’utilisation sans égal.

Ma liste ultra subjective des outils que j’aime bien en plus de zoom :

Si vous recherchez une solution de visioconférence particulièrement sécurisée, jetez un oeil chez les français de Tixeo. Leur solution est certifiée par l’ANSSI c’est dire !

Les réseaux sociaux et les systèmes de messagerie

Cela peut vous paraître étonnant de parler des réseaux sociaux mais ils disposent quasiment tous des services de webconférence directement dans leur partie messagerie ou dans les fonctionnalités liés à la gestion des groupes (pour Linkedin il va falloir attendre un peu…). Pourquoi ne pas les utiliser si vos contacts ont des comptes sur les plateformes ?

Facebook Live

Facebook est assez avancé dans ce domaine puisque vous pouvez sans problème créer des live depuis votre page pour interagir avec vos abonnés, ou créer des appels vidéos avec des personnes ou des groupes.

Des outils de réseaux sociaux professionnels comme Slack, Zoho, Workplace de Facebook, Gsuite de Google ou Teams de Microsoft vous proposent également des fonctionnalités de webconférence. En allant plus loin, vous pouvez également mettre en place ces fonctionnalité dans la plupart des systèmes d’Intranet.

Les applications de messagerie que vous utilisez régulièrement peuvent également vous rendre ce service. De Hangout (Google) à Facetime (Apple) en passant par Whatsapp ou Wetchat pour ne citer que les plus connus.

Les plateformes de webinaires ou de MOOC

Si vous voulez vous concentrer sur un usage ultra spécifique comme le webinaire ou l’enseignement à distance, il peut être rentable d’utiliser des solutions dédiées comme Webikeo ou les plateformes d’enseignements comme Coursera, FUN, Udemy, Openclassrooms, etc.

Outre les fonctionnalités classiques de webconférence, ces services vous apportent en plus une base clients qui facilite la communication et donc vous aide à « remplir votre salle ». Évidemment il y a un prix à payer, en argent et en temps de préparation, mais cela peut être vu comme un investissement utile.

Les mondes virtuels

Il existe aujourd’hui des outils « relativement » simples d’utilisation qui vous offre la possibilité de créer des rencontres dans des mondes complètement virtuels. Engage, VRchat, VirBella, AltspaceVR, Second Life et d’autres outils de ce type vous offre ce genre de services avec une infinité d’options. Vous pouvez utiliser un décor déjà disponible et inviter simplement quelques participants ou vous pouvez travailler sur un événement de milliers de personnes aux décors conçus spécifiquement ! Les coûts et les compétences nécessaires sont, bien entendu, assez différents entre ces deux extrêmes 🙂

Dans cet article vous trouverez (en anglais) une bonne revue des solutions disponibles et des bonnes pratiques => Going virtual : where do we start

Comme pour les outils de webconférence, n’hésitez pas à utiliser la période de test (ou le freemium) pour valider votre choix !

Vous devez évidemment vous poser la question de l’intérêt de l’immersion dans votre rencontre. S’il s’agit de visiter à plusieurs votre future usine, de monter un équipement (comme dans la vidéo ci-dessous) ou de découvrir ensemble une exposition d’art virtuel, il n’y a pas de problème. S’il s’agit de se réunir pour regarder un PowerPoint … cela me semble moins évident, bien que le sentiment de présence soit une manière efficace de conserver l’attention.

Je me permets une remarque sur la durée de conférence dans ce cas particulier. Vous ne maîtrisez pas le confort du casque utilisé par vos interlocuteurs ni leur aisance dans ce milieu. Par expérience, au bout d’une heure, on commence à fatiguer. Prévoyez des pauses si vous devez aller sur des temps plus longs. Et rappelez à vos interlocuteurs qu’ils doivent vérifier le niveau d’énergie de leurs manettes de contrôle 🙂

N’oubliez pas que ces outils sont encore jeunes et demandent un peu de « technique » pour pouvoir les utiliser. Le jeu doit en valoir la chandelle. Peut-être que Facebook Horizon rendra les choses aussi simple qu’un coup de téléphone mais pour le moment, ce n’est pas le cas.

Une bonne approche de l’utilité des outils VR par rapport aux outils de webconférence traditionnels => Skype vs VR: When should you organize your meetings/events in VR?

Je ne m’étendrai pas sur la possibilité d’envisager ce type de rencontre dans des mondes de jeux comme Warcraft ou Fornite mais si votre public est adapté, pourquoi pas ? Le premier qui organise une conférence dans Minecraft peut il me prévenir ?

Les outils de salons virtuels

Un exemple de salon virtuel

Vous pouvez également opter pour des outils spécifiques destinés à créer des salon virtuels comme mon-salon-virtuel.fr ou digifact.co.

A la différence des solutions présentées plus haut, ces salons ne sont pas obligatoirement créés avec de la réalité virtuelle et, le plus souvent, restent accessibles avec un ordinateur ou un smartphone. On se concentre ici sur les aspects principaux des salons physiques : trouver le bon stand, échanger et récupérer de la documentation, assister à des présentations et des conférences.

Un exemple concret de mise en place d’un salon virtuel

Pour vos visiteurs, les salons virtuels sont aussi faciles d’accès qu’un simple site Internet. L’inconvénient vient du peu d’immersion qu’ils produisent et donc de la grande volatilité de l’audience. Pour augmenter leur efficacité n’hésitez pas à « animer » de salon en continu !

Les outils spécialisés (pour autre chose!)

Il existe également des outils pour des usages spécifiques, comme la maintenance à distance, qui proposent des fonctionnalités de webconférence. Un bon exemple est le logiciel Teamviewer Si vous avez déjà des licences pour ce type de logiciel, pourquoi ne pas les utiliser 🙂

Certains outils de revue de design ou de conception, en particulier dans l’industrie, offrent des fonctionnalités poussées de collaboration. Vous trouverez des exemples chez MiddleVR ou TechViz. Mais là on s’éloigne un peu du sujet 🙂

Un exemple d’outil de présence à distance de chez TechViz

Le matériel

Le matériel dont vous aurez besoin pour votre rencontre à distance va dépendre de l’envergure de l’événement. Je vais me concentrer ici sur des « petites » réunions adaptées à la plupart des rendez-vous professionnels ou des webinars. Si vous avez besoin d’un studio de télévision pour diffuser vos tables rondes ou vos interviews, je vous encourage à demander conseil à un(e) professionnel(le) de l’audiovisuel.

En gros, il faut que vous soyez vu par vos interlocuteurs, que vous même puissiez les voir et qu’ils vous entendent correctement. En terme de matériel cela se traduit par :

Ma fidèle Logitech C920!

Une webcam de bonne définition qui filme en Full HD (1080p) est parfaite. Vous en trouverez entre 30€ et 50€ facilement. Personnellement c’est un faible pour la marque Logitech 🙂 Si vous avez une bonne webcam dans votre ordinateur portable cela peut suffire, mais pensez que vous aurez du mal à la diriger à votre convenance. Je vous conseille donc d’investir dans une webcam. Si vous voulez filmer plusieurs personnes à la fois, par exemple autour d’une salle de réunion, vous pourriez avoir besoin d’une caméra « grand angle » mais attention la qualité se paye et vous devrez débourser rapidement plusieurs centaines d’euros.

Un casque-micro d’excellente qualité mais pas très discret !

Un casque micro si vous êtes seul devant l’écran. C’est indispensable pour éviter les échos et filtrer au mieux les bruits extérieurs (ou même dans un lieu calme). Si vous ne supportez pas les « Oreilles de Mickey » vous pouvez investir dans un micro externe (ou un micro-cravate comme le BOYA by-m1 que je vous conseille) et des écouteurs plus discrets.

Dans tous les cas, ne négligez pas la qualité du microphone, le son est probablement l’élément le plus important d’une webconférence.

Jabra Speak 510 : mon choix perso

Un micro omnidirectionnel et un écran supplémentaire si vous êtes plusieurs devant la caméra. Je vous conseille d’investir dans un appareil de type Jabra Speak qui, pour un cout d’une centaine d’euros, vous permet de capter facilement les conversation de 4 à 8 personnes autour d’une table. Pour l’écran, choisissez ce que vous préférez 🙂

Le lieu et sa connexion

A la condition que vous ayez une bonne connexion Internet, il est possible de participer à une webconférence de presque partout. Evidemment si vous êtes en position de « présentateur » il est plus pratique de vous aménager un « coin tranquille » où vous ne serez pas trop dérangé et où le bruit ambiant sera relativement faible.

Parfois on ne contrôle pas tout dans une webconférence !

Si vous prévoyez également d’utiliser la vidéo, il faut que les utilisateurs puissent vous voir correctement et donc préparer une lumière adaptée. Ne vous mettez pas dos à la fenêtre, n’éteignez pas toutes les lumières, ne soyez pas éclairer par une lumière dure d’un seul côté, etc. Bref, faites quelques essais et prévoyez si besoin des sources d’éclairage d’appoints en face de vous mais sans vous éblouir.

Faites également attention à votre arrière-plan. S’il contient des éléments qui attirent trop l’attention, vous aurez du mal à faire passer votre message. Heureusement les outils de webconférence incluent de plus en plus des mécanismes de type « fond vert » !

Les bonnes pratiques

Il y a beaucoup de petites choses qui améliorent considérablement la qualité des rencontres à distance. Certaines dépendent du type de rencontre, d’autres sont assez universelles. En voici une liste non exhaustive

N’interrompez pas vos interlocuteurs en leur coupant la parole. Même les systèmes de webconférence les plus sophistiqués imposent des petits temps de latence qui vous empêche de trouver le moment « parfait » pour ne placer une 🙂 Attendez que votre interlocuteur ait terminé ou utilisez un système de « main levé » ou le tchat pour attirer l’attention.

Une horreur absolue en webconférence … source http://www.ucciani-dessins.com/la-prise-de-parole-en-reunion/

Ne parlez pas de votre côté pendant que votre interlocuteur a la parole. Les systèmes de microphones ont tendance à amplifier les bruits faibles, on en va entendre que vous ! Si vous ne pouvez pas vous empêcher de faire du bruit, couper votre micro (taper au clavier est un bon exemple de bruit).

Testez le système de webconférence AVANT la webconférence. Oui, moi aussi j’adore attendre un utilisateur qui a oublié de vérifier si son micro marche ou qu’il doit mettre à jour tel ou tel plugin …

Prévoyez un plan B pour le son. Il y a toujours des problèmes de son dans une webconférence, souvent parce que vous ne pouvez pas contrôler complètement la qualité de votre flux Internet. Prenez les devant et diffuser auprès des utilisateur le numéro de téléphone à appeler en cas de soucis. Inutile de perdre du temps à essayer de résoudre le problème, s’il arrive => plan B !

Prévoyez un plan B pour la présentation que nous devez partager en cas de webinaire. S’il y a le moindre souci, vous devez avoir déposé avant la rencontre votre présentation dans un outil de partage comme Google Docs ou One Drive (Microsoft). De cette manière vous pourrez envoyer le lien de partage par le chat de la webconférence et continuer votre présentation en indiquant simplement le numéro de la page ou vous êtes. Imaginez la situation si vous devez dans l’urgence envoyer par mail votre fichier de 300 Mo à 15 participants …

Et maintenant ?

Vous l’avez compris, il est extrêmement facile aujourd’hui de mettre en place des outils de rencontres à distance pour presque toutes les situations. Contrairement à ce qu’on lit souvent, ces rencontres ne remplacent pas les déplacements physiques mais les complètent efficacement. La relation avec vos collègues et vos clients en sera bien meilleure !

Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser un commentaire ou à me contacter directement !

Annexe : Ressources utiles pour le travail collaboratif

Attention, la mise en place de ce type d’outils est plus impactant pour votre entreprise que la simple réunion à distance ! Vous allez devoir en particulier vous poser des questions sur l’importance et la confidentialité des données mises en ligne, la récupération, les formats, etc. Ne prenez pas une décision trop vite et ne commencez pas par choisir une solution avec de connaitre vos besoins et vos contraintes !

@HCSPharma CDO / Augmented Reality Evangelist @ar_fr / PhD Astrophysics, #frenchtech, @HootsuiteFR Ambassador Curious about life & #digital usage
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