L’importance de l’expression des besoins dans un projet de réalité augmentée

Après un peu plus d’une dizaine d’années dans l’accompagnement de projets en réalité augmentée, je crois avoir vu passer assez d’expressions de besoins, de cahiers des charges ou d’appels d’offres pour en tirer quelques éléments destinés à améliorer les relations entre clients et prestataires. En effet, je constate régulièrement que ces documents, primordiaux pour la contractualisation d’un prestation et sa réussite, sont dans l’immense majorité très incomplets voir carrément incohérents. Je vous propose donc de faire un point sur les soucis qui me semblent les plus fréquents, puis de vous présenter succinctement ma méthode pour créer ce type de documents en allant un peu plus loin que mon précédent article sur le sujet.

Précisons tout d’abord que je n’utiliserai pas une définition précise du cahier des charges, que vous pouvez facilement trouver sur d’autres sites. Contrairement à un projet informatique « classique » basé sur des technologies matures et des fonctionnalités assez connues et maitrisées, un projet utilisant la réalité augmentée est en général très lié aux contraintes actuelles de la technologies et du fonctionnement de l’entreprise cliente. Cette notion de « contraintes » sera d’ailleurs au cœur de ma démarche de création, nous le verrons par la suite. La plupart des expressions de besoin parte d’ « une vague idée » de ce qu’est la réalité augmentée, de ce qu’elle peut faire et de ce qui est concrètement disponible sur le marché.

Les problèmes le plus souvent rencontrés dans les expressions de besoins

La méconnaissance du domaine

Ce problème n’est pas une spécificité de la réalité augmentée, on le retrouve dans beaucoup de domaines du numérique. La technologie évolue vite et souvent, si on ne prend pas le temps de se renseigner sérieusement sur l’état de l’art, on peut formuler des demandes qui relèvent plus de la science-fiction que d’un projet réaliste. Actuellement, on lit par exemple beaucoup de choses sur les possibilités des lunettes de réalité augmentée. On peut même avoir l’impression que ces objets sont assez matures pour être utilisés dans toutes les situations. Après tout, en quelques clics sur des boutiques en ligne il est facile de recevoir une paire de Microsoft Hololens ou de Moverio d’Epson.  De là à les utiliser facilement dans un parcours d’accrobranches, dans un hammam ou à les mettre sur les têtes de toutes une familles dans un escape-game, il y a un (grand) pas.

Dans les appels d’offres en particulier, on voit souvent des demandes très compliquées à satisfaire. Clairement le rédacteur ou la rédactrice ne connait pas assez le domaine et pioche un peu partout des informations pour tenter de rendre assez complète la partie techniques. Si le document est produit par une entreprise (qui a en général un pool de prestataires cilblé) les conséquences ne sont pas trop grave car les spécificités vont être modifiés aux premiers entretiens. Si la demande est ouverte ou provient d’institutions publiques, il est probable que les échanges postérieurs avec les soumissionnaires vont être compliqués et que le projet sera, dans tous les cas, mal engagé. D’un côté le répondant devra interpréter les zones d’ombres, plus ou moins en lien avec les technologies qu’il maitrise ou qu’il vend. De l’autre côté, le demandeur sera probablement dans l’impossibilité d’évaluer et de comparer les propositions reçues

La sous-estimation de la partie « contenus »

J’ai l’habitude de dire à mes contacts que le contenu au sens large d’un projet de réalité augmentée va prendre entre 70 et 80% de leur budget. C’est évidemment une fourchette moyenne construite sur l’ensemble de projets que j’ai pu suivre. Cela surprend très souvent car beaucoup imaginent que les appareils, la programmation ou les coûts de maintenance sont plus importants. Les contenus « on les a en interne ». Dans la plupart des cas, ces contenus ne sont pas adaptés et demandent au minimum une adaptation, quand ce n’est pas une création pur et simple. Faut-il des images, des vidéos, des modèles 3D fixes ou animés, adaptés à des smartphones ou à des casques ? Qu’en est-il de la scénarisation de l’expériences, de l’adaptation de la pédagogie ou des outils de conception ?

Aujourd’hui, le coût de la partie technique diminue car il existe de plus en plus de plateformes de création qui permettent de fabriquer des expériences de réalité augmentée (presque) sans développement. Leur coût peut être fixe ou dépendre d’un abonnement de quelques dizaines/centaines d’euros par mois. Est-il nécessaire de créer une application de toute pièce ? Toutes ces questions ont un impact important sur le budget du projet, sur la ventilation des crédits et sur les compétences nécessaires.

Cette sous-estimation engendre souvent une réelle déception du demandeur par rapport aux résultats. C’est d’autant plus dommage qu’il est assez simple de faire un audit rapide des besoins pour estimer le volume de création nécessaire.

La partie « utilisateurs / utilisation »

C’est encore un problème qui n’est pas spécifique à le réalité augmentée. Connaitre les utilisateurs finaux de la solution va permettre de comprendre leurs propres contraintes (différentes de celles du demandeur) et va donc assurer une utilisabilité maximale. De nombreuses études sont sortie récemment pour montrer que la maturité des utilisateurs dans l’utilisation de ces technologies augmentent régulièrement. Cependant il n’est toujours pas trivial de faire mettre une lunettes de réalité augmentée à des personnes (surtout en ce moment). Cela reste des objets « impressionnants » par leur cout et leur complexité. Pour être à l’aide avec, cela demande un peu de travail. Même pour les smartphones, que nous possédons tous, il faut bien comprendre comment guider les utilisateurs. Va-t-on leur proposer d’utiliser leur propre appareil (avec quelles contraintes) ou sera-t-il plus simple de leur fournir ? Autant de questions à mettre en lumière le plus rapidement possible.

En prime, l’incohérence entre le budget et les fonctionnalités

C’est une conséquence des points que nous avons vus ci-dessous. L’estimation du budget est souvent incohérente avec les fonctionnalités demandées. La partie « contenus » étant à la fois la plus gourmande en ressources et la plus sous-estimée, le retour à la réalité est parfois brutale …

Comment régler ces problèmes ?

Pour pallier à ces problèmes, il y a deux solutions. La première est de faire monter en compétence le ou la chef de projet. Il existe des formations sur le sujet et des associations comme RA’pro peuvent aider à rencontrer d’autres utilisateurs plus avancés pour mieux comprendre ce qu’il est possible de faire. Si l’utilisation de la réalité augmentée est au cœur du projet, de la stratégie du demandeur, c’est probablement la démarche à privilégier.

Il est également possible de vous faire accompagner dans la première phase de définition des besoins jusqu’au cahier des charges. Oui, vous l’avez compris, je prêche pour ma paroisse ! Mais je peux vous assurer que le gain de temps sera conséquent pour un investissement qui, comparé au coût total du projet, restera minimal, de l’ordre de 1 à 2%.

Si vous êtes déjà bien informé sur le sujet et si vous recherchez simplement quelques explications, je vous invite à utiliser le formulaire de l’Ago’RA de RA’pro. Il vous aidera à structurer vos idées et vous permettra, après un entretien rapide, d’accéder à des presta ires qui pourront vous proposer des solutions adaptées à votre demande.

Quelques éléments à mettre en œuvre pour l’expression de besoin

Je ne prétends pas avoir la méthode « absolue » pour rédiger votre expression de besoins mais je vous partage quelques éléments que j’utilise pour avancer en éviter les écueils. Comme je l’ai préciser plus haut, si vous avez des doutes, n’hésitez jamais à poser des questions en me contactant directement. Les échanges sont toujours confidentiels et votre projets ne serait jamais divulgué.

La notion de temps

Avant tout, vous devez avoir en tête que, comme je l’ai précisé plus haut, le secteur est en évolution. Faire un projet sur 5 ans en réalité augmentée est possible à condition de mettre en place une démarche assez « agile ». Pour résumer : Faire avec ce qui existe mais ne pas être arrêté si un matériel ou un logiciel disparait dans 3 mois. Avec la concentration du marché et les rachats par les grandes entreprises du numériques, cela n’a rien d’impossible. Rappelez-vous en 2015 le rachat de Metaio par Apple et la disparition des outils en quelques mois. Nous avions fait un sondage avec RA’pro au court de l’été 2015 qui montrait que plus de la moitié des développeurs n’avaient aucune solution de rechange. Et ne croyait pas que les choses soient plus simple pour le matériel. Les lunettes de Daqri ou de ODG ont disparu presque du jour au lendemain. Même pour les gammes de produits plus solides comme chez Epson ou Microsoft, l’arrivée d’un nouveau produit est en général un mauvaise nouvelles pour le support des appareils actuels.

Il est donc important de bien séparer les besoins fonctionnels des solutions techniques, au point d’avoir au moins une solution technique de rechange sur toute la durée du projet. Oui, même au tout début.

Le fluidité des besoins et leur quantification

Vous allez lister vos besoins, les fonctionnalités que vous voulez mettre en place. Comme aujourd’hui aucune solution technique n’est parfaite vous allez devoir équilibrer vos demandes avec les contraintes techniques et votre budget. C’est ce que j’appelle une planification par contrainte. Il est alors très important de prioriser les besoins et de se garder la capacité de les faire évoluer.

La manière de faire cette priorisation vous appartient. Gardez à l’esprit qu’il est toujours plus facile de justifier ses choix avec des données objectives et, souvent, quantifiables. Vous devez donc pour chaque besoin déterminer un impact, un ROI qui rendra plus simple la visibilité des besoins à fort potentiel. La détermination du ROI n’est pas une science exacte et doit évidemment se faire en lien avec les utilisateurs finaux.

Cette simple démarche va vous permettre de définir les besoins « incompressibles » qui, en pratique, détermineront les solutions techniques adaptées. Cela vous donnera également une première planification de déploiement qui vous fera avancer rapidement et de manière agile. Evidemment, cette démarche sera aussi utile pour que les choix faits au début du projets ne soient pas un frein pour la suite.

Faites intervenir les parties prenantes internes (et plus)

Dans la démarche d’avancés par contraintes il n’y a pas que les contraintes internes du projets à prendre en compte. Sauf si vous êtes tout seul ou toute seule aux commandes, vous allez devoir agir avec un certain nombre de parties prenantes internes ou externes. Elles ont leur propres contraintes qui parfois peuvent fortement ralentir le projet. C’est d’autant plus vrai si la réalité augmentée n’est qu’une des parties d’un projet plus vaste.

Dans mes accompagnements, je ne compte plus les fois où la DSI n’a pas été mis au courant du projet en amont. Evidement pour faire un POC, inutile de demander des données particulières. Seulement pour passer en production, il faut aller les chercher … au cœur du système … en respectant les protocoles de sécurités … incompatibles avec la solution retenues … Ayant fait une partie de ma carrière en DSI je suis un peu plus sensible à ces contraintes mais c’est aussi vrai avec les gens de la communication, du juridiques, des RH, etc.

Le secret d’un projet de réalité augmentée a succès est de faire intervenir le plus en amont l’ensemble des parties prenantes après les avoir identifiées.

Savoir renoncer à la réalité augmentée

Environ un tiers de mes prospects ne sont pas devenus des clients car, après une discussion sur leur projet, je leur ai conseillé de choisir une autre technologie. Cela peut paraître banal à dire mais la réalité augmentée n’est pas la solution à tous les problèmes. Il existe de nombreuses technologies plus matures, moins coûteuses ou plus robustes qui peuvent « faire le job ». La phase de description de besoins doit aussi vous servir à envisager un ensemble de solution techniques.

Dans les prospects dont je parlais, la majorité sont arrivés vers moi avec l’idée « de faire de la réalité augmentée », sans trop savoir pourquoi. C’est toujours compliqué de dire à son ComEx, revenant du CES de Las Vegas et ayant vu des trucs « super cools » à base de réalité augmentée, que la technologie ne répond pour le moment à aucun besoin identifié ! Encore une fois, il est parfois utile d’avoir un avis extérieur pour réorienter le projet initial vers des besoins plus réalistes.

En conclusion

Vous l’aurez compris, la précision d’une expression de besoins est très importante pour maximiser le succès d’un projet de réalité augmentée, comme d’ailleurs dans la majorité des domaines numériques. L’évolution rapide des technologies et la consolidation du secteur oblige à garder une démarche agile, avec plusieurs possibilités à chaque étape. La montée en compétence du responsable de projet est une étape importante même avec le support de compétences externes.

@HCSPharma CDO / Augmented Reality Evangelist @ar_fr / PhD Astrophysics, #frenchtech, @HootsuiteFR Ambassador Curious about life & #digital usage
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