L’entreprise, la veille, l’intelligence économique … et Evernote

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Je suis toujours surpris de constater que, dans beaucoup d’entreprises,  la confusion entre le besoin et l’outil est à l’origine de nombreux désastres numériques et/ou informatiques. Mettre en place un réseau social va rendre l’entreprise collaborative, utiliser un logiciel de gestion de projets va fluidifier tous les processus … J’ai même constaté une fois que, dans l’esprit de certains managers,  des problèmes d’organisation pouvaient être résolus par l’usage d’écrans plats ! Extraordinaire non ? Je vous propose un petit exemple d’une démarche qui va, pour moi, dans le bon sens.

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Il était une fois une entreprise industrielle de taille moyenne (moins de 500 salariés) sur un marché concurrentiel. Son meilleur moyen de tirer son épingle du jeu :  connaitre les évolutions de son domaine, les offres de ses concurrents et les besoins de ses clients. La cheville ouvrière de cette stratégie est le directeur commercial à la tête d’une équipe toujours au contact du terrain (salon, conférence, clients). Les commerciaux sont associés à la stratégie du « je me tiens au courant ». Ils ont reçu une formation sur l’observation et l’étonnement. Ils remontent des notes manuscrites, des mails, des observations dans le logiciel de suivi clients, etc. Tout cela est un peu compliqué à exploiter et parfois, les observateurs oublient de remonter des informations.

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Photo credit: daveypea / Foter.com / CC BY-NC-SA

Le directeur commercial, pragmatique et à l’écoute, décide donc de trouver une meilleure manière de faire cette veille. Il faut que la méthode soit simple, ne change pas trop les habitudes des commerciaux et surtout puisse être immédiate : je vois, je prends. Pas question de faire perdre du temps, la mission première d’un commercial n’est pas de faire de la veille. Puisque tout le monde dispose d’un smartphone et que Evernote est arrivé aux oreilles du directeur pendant une discussion, pourquoi ne pas l’utiliser ? La proposition est faite au cours d’une réunion en expliquant bien que le premier objectif et de faciliter la vie de l’équipe, démonstration à l’appui. Avec une petite phase d’aide (on installe, on crée un compte, on couple au dossier commun … et plus si affinité !) tout le monde repart avec son outil dans la poche.

La mission du directeur est aussi fixée : tous les lundis, 15 minutes de la réunion de direction sont consacrées à l’exploration du dossier commun pour trier. Charge ensuite à lui de raffiner le trie et de faire passer les informations à la bonne personne si besoin. Tous les contributeurs sont remerciés et, si leurs éléments sont utilisés, un mail leur explique rapidement à quoi.

Le système fonctionne bien, à tel point que le directeur de production veut s’en servir pour faire remonter les points à améliorer dans la chaîne de production … et qu’il va peut être falloir envisager une solution plus complète et une personne en charge de cette sorte de veille dans l’entreprise.

Photo credit: Foter.com / CC BY-SA

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La morale de cette histoire n’est pas que vous devez absolument utiliser des outils gratuits :) Par contre, vous noterez que le besoin est parfaitement défini avant de choisir un outil. Le processus est même déjà en place et les utilisateurs sont conscients de son utilité. Au-delà de l’objectif de veille pour l’entreprise, le parti pris est clairement que l’outil choisi DOIT simplifier l’action des utilisateurs. C’est un point très important pour moi, car il va conditionner l’engagement des participants. Autre point important, cet engagement est valorisé par un feedback. Ce point n’a rien à voir avec la solution technique, mais va engendrer un cercle vertueux d’usage.

Un besoin clairement défini, une prise en compte de l’intérêt de l’usager, une stratégie globale et un feedback honnête … Avons-nous là les quatre piliers des projets numériques réussie en entreprises ? :)

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