Petites notes à l’attention des modérateurs de tables rondes et de panels

Suite à l’article de l’année dernière (« Quelques conseils pour une table ronde réussie !« ) et à pas mal d’échanges sur le sujet, je me permets de vous proposer quelques points supplémentaires. Comme toujours ce n’est que ma vision des choses et j’exerce cette activité en amateur, aussi n’hésitez pas à partager vos bonnes pratiques !

Une table ronde se prépare de manière collaborative

On l’a déjà vu dans le premier article, la préparation est vitale. L’échange individuel avec vos intervenants est important mais il doit, à mon avis, être complété par un échange collectif. Ce n’est jamais simple à mettre en place mais c’est indispensable pour établir de la confiance entre les participants. Je n’ai pas de formule miracle mais j’utilise souvent un document partagé entre les intervenants où j’invite les gens à indiquer les points à aborder et à faire des commentaires. Je complète 95% de ce type de document et environ 5% de mes intervenants écrivent dessus MAIS 95% le lisent !!

Aujourd’hui vous avez de nombreux outils pour vous aider à mettre cela en place comme Slack, Talkspirit, Facebook Workplace, Office Online, Google Docs, etc. Il n’y a pas de panacée, testez-en plusieurs pour déterminer la plus adaptée !

Une table ronde c’est prévisible, sauf ce qui ne l’est pas …

Une conférence c’est comme une fusée, sauf problème au décollage quand c’est parti, rien (ou presque) ne peut l’arrêter ! Une table ronde tient du trajet en bateau par grand vent … On a bien un objectif mais les conditions peuvent le changer … Soyez donc agile sur une table ronde et évitez autant que possible les « passages obligés », comme un intervenant majeur qui doit « absolument » aborder un point et qui est le seul à pouvoir le faire. Votre seul repère est le public. C’est lui qui doit passer un bon moment et c’est à vous de faire avec ce que vous avez sous la main ! Evidemment, la bonne préparation des choses vous y aidera beaucoup car vous y aurez déjà exploré des pistes et des points clés.

Une table ronde est mixte(s)

Il y a de multiples mixités à prendre en compte pour favoriser la discussion et multiplier les points de vue : homme / femme, grande entreprise / PME / start-up / association / institution, prestataires / clients, etc.

Soyons réalistes, on ne peut jamais être exhaustif ! De plus nous ne sommes pas à l’abri d’un désistement de dernière minute. Il nous faut donc rester humble et s’attacher à inclure le plus de diversité possible d’abords dans la préparation et ensuite dans la rencontre elle-même. L’objectif est avant tout d’éviter l’ « armée des clones », ces conférences où les mêmes personnes parlent de la même chose 🙂

Une table ronde est une discussion

Si vous avez 6 intervenants sur une table ronde d’une heure et que vous posiez à chacun et chacune une question à laquelle il ou elle va répondre par un monologue de 10 minutes, c’est n’est pas une table ronde ! C’est plutôt 6 micro conférences … J’y vois personnellement assez peu d’intérêt pour les speakers qui attendent leur tour. Autant leur donner un peu plus de temps et les mettre réellement en valeur.

Si vous voulez utiliser un format de table ronde, favorisez la discussion, y compris et surtout avec le public. Les échanges en seront d’autant plus riches, à condition d’en garder la maîtrise (CF le point 2).

Une table ronde c’est 10/15 minutes par intervenant minimum

Si, comme moi, vous aimez les rencontres énergiques où il n’est pas question de résoudre un problème profond mais plutôt de donner des éléments de réflexion, vous devez éviter les monologues et capter l’attention du public durant toute la session.

Pour cela il faut évidemment que les intervenants aient le temps de s’exprimer. Je suis arrivé à un bon équilibre en utilisant 10 à 15 minutes par intervenant (minimum) et même un peu plus si vous voulez permettre au public de poser des questions. Si vous avez 4 personnes, planifiez 45 minutes à une heure. Si vous avez une heure, invitez 4 à 5 personnes maximum.

J’espère que ces quelques remarques pourront vous donner à réfléchir pour vos prochaines organisations. N’hésitez pas à compléter avec les bonnes pratiques que vous avez expérimentées !

@HCSPharma CDO / Augmented Reality Evangelist @ar_fr / PhD Astrophysics, #frenchtech, @HootsuiteFR Ambassador Curious about life & #digital usage
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