Evènements hybrides ou comment le réel et le virtuel peuvent se combiner

Après avoir parlé des événements virtuels dans un précédent article, je vous propose d’explorer une autre concept qui risque d’être très à la mode dans les prochaines années : l’hybridation entre événements réels et événements virtuels. Je ne sais pas s’il y aura vraiment un “monde d’après” la pandémie COVID19 mais nous voyons déjà, dans l’événementiel, quelques conséquences des longues semaines de confinement et de la situation actuelle. L’enquête menée en mai dernier par Weezeevent et l’IFOP nous montre en effet que si 93% des Français interrogés étaient en manque d’évènement à la fin du confinement, tous les secteurs ne sont pas également regrettés. Pour être un peu dur, les salons, les conférences et autres rencontres professionnelles étaient même les moins attendus pour un « retour à la normale ».

Many aspects of the industry will likely move to digital formats but the need for physical interaction for the “last mile” may become even more important, even if it becomes a smaller venue where this happens. Lots of experimentation and openness to failing a lot would be key to success for current incumbents.
Is the event industry ready for this reality?

Rafat Ali, Skilf

Loin de moi l’idée que ces rencontres ne servent à rien et sont condamnées à tous disparaitre mais elles vont devoir défendre plus sérieusement leur intérêt par rapport aux temps et aux difficultés de déplacements et, bien sûr, à leur bilan carbone. Dans un article particulièrement intéressant sur Skift, Rafat Ali par d’un « moment Napster » pour l’évènementiel, en référence à la fin des années 90 où l’arrivée de la numérisation de la musique et du logiciel Napster à complètement bouleversé l’industrie de ce secteur. Certains évènements se sont d’ailleurs rendu compte que le 100% virtuel (avec les bons outils) avait de gros avantages. Dans ces conditions, pourquoi ne pas essayer de combiner le meilleur des mondes en organisant des évènements hybrides ?

Un événement hybride c’est quoi ?

Je n’ai pas trouvé de définition universelle de l’hybridation d’un événement mais il est possible mettre en avant deux points importants. Tout d’abord, l’hybridation comporte une idée forte d’interaction entre TOUS les participants, où qu’ils et elles se trouvent. Comme il n’y a pas d’unité de lieux, il va falloir trouver des méthodes et des outils pour rendre ces interactions les plus simples et naturelles possibles. Evidemment, on peut imaginer une gradation dans les possibilités d’interaction. Dans ce cadre, la retransmission en live d’une conférence avec un tchat dédié est une première étape, mais il me semble difficile de parler d’événement hybride.

Autre point important : L’hybridation n’est pas simplement une question de distance, c’est aussi une question de temps. L’événement se prépare en avance avec les participants (pas uniquement les intervenants) et, à l’issu de la rencontre, des ressources seront disponibles. On a donc des interactions pré- et post-événements, la création d’une communauté et, pourquoi pas, d’autres événements. Ce serait bien dommage de résonner à court terme.

Une tentative de schéma des interactions nécessaires

Interactions et événements hybrides
Interactions et événements hybrides

Pour rester simple, je vous propose de nous concentrer sur les différentes interactions d’un évènement de manière très schématique. J’en distingue pour ma part trois :

  • 1 => N : C’est typiquement une conférence, un cours, une discussion où une personne “parle” à une assemblée, envoie des informations, etc.
  • N => 1 : Ici, c’est un groupe de personnes qui interagit avec un individu, pour lui poser une question, répondre à une demande, effectuer un test, etc. 
  • 1 => 1+ : Cette catégorie couvre les interactions individuelles entre personnes. Les rencontres business, les ateliers participatifs ou les rencontres informelles après une conférence (la pause café!) sont des bons exemples.

Un événement hybride doit rendre possible ces trois types d’interactions entre tous les participants, qu’ils soient sur place ou à distance … et c’est là que les choses se compliquent !

On fait comment ?

Je ne reviens pas sur l’organisation et l’animation des événements en présentiel ou en virtuel et sur les moyens de faciliter les 3 interactions présentées. Vous pouvez trouver beaucoup de ressources en ligne sur ce sujet et des prestataires très compétents dans ces domaines. La difficulté de l’hybridation va être de mixer adroitement les interactions des différents publics (in situ et ex situ) avec des outils adéquats. 

Pour la partie [1 => N] les choses sont « assez » simples. Un intervenant présent in situ peut être filmé et diffusé en ligne, soit dans un outil de webconférence, soit dans un monde virtuel. Vous pouvez également aller plus long et faire de la captation volumétrique ou de la captation de mouvement pour afficher son image en 3D ou pour contrôler un avatar. Une belle illustration de cette technique est visible dans la performance live de Jean-Michel Jarre pour la dernière fête de la musique (une belle réalisation de VRRoom)

Si l’intervenant est en ligne, pas de problème non plus, vous pouvez diffuser sa vidéo ou la vidéo de son avatar dans le monde réel. Dans tous les cas, votre problème sera avant tout la qualité des connexion Internet (la vôtre et celle de l’intervenant) et la qualité du son. Rien de très différent de la mise en place d’une webconférence.

Pour la partie [N => 1] les choses peuvent être un peu plus compliquées et il faudra probablement un ou des intermédiaires pour faciliter la communication entre les mondes. Pour poser des questions à un intervenant in situ depuis un espace en ligne on peut utiliser le tchat texte, audio ou vidéo (avec une projection dans la salle physique). Un modérateur en ligne vous permettra de regrouper et filtrer les questions, de donner la parole et surtout de gérer les interactions pendant la prise de parole de l’intervenant. Nous savons tous que les spectateurs en ligne adorent utiliser le tchat en continue ! Si les spectateurs ex situ sont dans un univers immersif (avec en particulier un casque et donc pas de possibilités d’écrire des questions), je vous conseille de gérer la salle virtuel exactement comme une salle réelle : on lève la main, un modérateur donne la parole et on pose une question ! Restons simple 🙂

Pour poser des questions à partir d’une salle physique à un intervenant en ligne, il vous faudra probablement passer par l’audio et un bon système de prise de son dans la salle (les micros ne sont pas morts !)

Je vous invite également à tester les applications d’animation de réunions comme celles de Klaxoon ou de Wooclap qui ont le mérite d’être simples et de ne pas dépendre de la présence ou non des personnes. Faire un sondage, classer des préférences, donner un court avis, autant de fonctionnalités qui vous aideront à faire disparaitre les frontières entre les publics. Attention cependant à ce que ces outils soient accessibles par tous ! Si vos utilisateurs en ligne sont dans un espace immersive. il leur sera difficile de passer par un site Internet connexe !

Vous le comprenez aisément, la partie [1 => 1+] est, de loin, la plus difficile à mettre en place. Avoir une interaction simple entre tous les participants (et surtout leur laisser la liberté de l’organiser eux-mêmes) est aujourd’hui impossible si on ne se fixe pas des objectifs clairs. Il va donc falloir expliciter ce que vous attendez de ces interactions, ou plutôt ce que vos utilisateurs en attendent. Faut-il mettre en place une « salle de pause », un speed business meeting, des stands de présentation, des ateliers semi-encadrés, etc. Tout est possible mais pas en même temps 🙂

Un mur de cartes de visite à penser en virtuel

Pour les rencontres business ou les stands il est par exemple possible de les organiser sur un temps diffèrent pour mettre tout le monde en ligne. On peut également programmer en priorité des rencontres entre les personnes in situ d’un côté et ex situ de l’autre sur la même période. On peut équiper une salle avec des ordinateurs pour faciliter les rencontres. On peut programmer les rencontres sur le smartphone de la personne in situ, ce qui simplifie la logistique mais demande un peu plus de préparation pour éviter les soucis de connexion. Dans ce dernier cas, les rencontres sont programmées comme dans une séance in situ, certaines personnes seront à leur table et discuterons à l’aide de leur téléphone pendant de d’autres seront en duo. Si vous n’avez pas beaucoup de personnes en ligne vous pouvez utiliser des robots de téléprésence. Comme vous le voyez, de nombreuses solutions techniques existent.

Mettre en place une zone hybride de rencontres informelles est bien plus compliquée. Il va falloir limiter un peu « forcer » le hasard pour que les personnes puissent entrer en contact. J’aime bien la technique du « mur de cartes de profil » qui consiste à projeter sur un mur virtuel et un écran in situ la liste des personnes présentes dans la salle de pause. Vous êtes in situ est vous voulez parler à une personne en ligne ? Sortez votre smartphone, scannez la carte de visite ou un QRcode associé et entrez en webconference. Vous êtes ex situ ? Cliquez sur la carte virtuelle et le téléphone de votre contact sonne. Vous êtes en conversation ! Simple non ?

De multiples autres interactions sont possibles, soyez imaginatifs.

Pour aller un peu plus loin …

Nous nous sommes limités dans les discussions précédentes à relier un emplacement in situ à un emplacement ex situ mais évidemment rien n’interdit d’aller au-delà et de rassembler de multiples sites. Si les problèmes ne changent pas de nature, ils vont se multiplier avec les sites.

Relier plusieurs sites physiques est peut-être le plus simple puisque les solutions de webconférences sont matures et que les trois interactions dont nous avons parlées vous passer à travers un « tiers lieu » virtuel adapté. Rien de révolutionnaire 🙂 Rajouter des sites virtuels peut s’avérer bien plus problématique car la majorités des outils sont aujourd’hui assez peut ouverts et interopérables. Même en utilisant un seul outil vous pouvez être contraint de mettre en place plusieurs instances à cause du nombre de participants. Aujourd’hui par exemple, une réunion sur Engage est limitée à 50 personnes et 80 pour AltspaceVR. Si vous voulez rassembler plus de personnes, vous devrez créer plusieurs « salles » et les manager.

Vous pouvez également avoir besoin de fonctionnalités différentes et donc de plateformes différentes. C’est dans ce cas que la mise en place de la synchronisation va devenir très compliqué. J’avoue ne pas avoir de recettes miracles sauf peut-être de mettre en place une personne dédiée à chaque espace et un moyen de communication entre tous ces animateurs. J’essaye de privilégier la simplicité. Ces fonctionnalités sont-elles vraiment nécessaires ? Est-il possible d’imaginer deux évènements plutôt qu’un seul ? Autant de questions sur lesquelles il va vous falloir passer du temps.

Comme je n’ai pas encore parler de réalité augmentée dans cette article vous vous douter que cette technologie est encore trop peu mature pour cette usage. S’il est possible de faire apparaitre des personnes à coté de vous ou sur une scène en RA et en temps réel, il est peu pratique de devoir les regarder à travers un smartphone ou une tablette. Dans quelques années, avec l’utilisation quotidienne des lunettes, les choses seront probablement très différentes. Peut-être que le conférencier, l’animatrice de table ronde ou vos collègues seront directement dans votre salon ! C’est en tout cas la promesse de Facebook présentée au cours du dernier Facebook Connect.

Des exemples intéressants ?

Je vous propose ici des exemples d’hybridation que je trouve intéressant. Cette partie se complètera petit à petit.

La NEOMA Business School utilise depuis cette été un campus numérique après une rencontre avec l’équipe de Laval Virtual. Comme vous le voyez dans le post suivant, l’école à mis en place une vraie stratégie d’hybridation.

@HCSPharma CDO / Augmented Reality Evangelist @ar_fr / PhD Astrophysics, #frenchtech, @HootsuiteFR Ambassador Curious about life & #digital usage
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